Chấm công không chỉ là công cụ quản trị nội bộ mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp đối với người lao động. Bài viết tổng hợp các quy định quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng quy trình chấm công.
Doanh nghiệp có bắt buộc chấm công không?
Theo Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý lao động, trong đó có việc ghi chép thời giờ làm việc, làm thêm giờ và nghỉ ngơi của người lao động, làm căn cứ trả lương và xử lý tranh chấp nếu phát sinh. Doanh nghiệp có thể chấm công bằng sổ sách, bảng ký tên hoặc máy chấm công, miễn đảm bảo dữ liệu trung thực và có thể tra cứu khi cần.
Thời giờ làm việc theo quy định
Thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Nhiều doanh nghiệp áp dụng chế độ 40 giờ/tuần theo khuyến khích của Nhà nước. Đây là cơ sở để xác định ngày công chuẩn khi tính lương và xác định giờ làm thêm.
Bảng chấm công chuẩn cần có những nội dung gì?
- Họ tên, mã số nhân viên, bộ phận/phòng ban.
- Ngày công thực tế theo từng ngày trong tháng.
- Ký hiệu ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương, đi muộn – về sớm.
- Tổng hợp ngày công, giờ làm thêm trong kỳ.
- Xác nhận của quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự.
Xử lý vi phạm giờ làm việc
Việc đi trễ, về sớm hoặc quên chấm công nên được quy định rõ trong nội quy lao động, kèm hình thức xử lý phù hợp (nhắc nhở, trừ lương tương ứng thời gian vắng mặt). Doanh nghiệp cần tránh áp dụng các hình thức phạt trái quy định như trừ lương mang tính kỷ luật không đúng trình tự.
Lưu trữ dữ liệu chấm công bao lâu?
Dữ liệu chấm công, bảng lương và các hồ sơ liên quan đến quyền lợi người lao động nên được lưu trữ tối thiểu trong thời gian người lao động còn làm việc và một khoảng thời gian sau khi nghỉ việc, để phục vụ tra cứu, giải quyết tranh chấp lao động hoặc thanh tra khi cần. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến bộ phận pháp chế hoặc cơ quan lao động địa phương để áp dụng đúng thời hạn lưu trữ theo quy định hiện hành.
Bạn cần giải pháp chấm công – tính lương phù hợp với quy mô doanh nghiệp? Liên hệ Giải Pháp Tinh Hoa để được tư vấn miễn phí.