Quản lý nghỉ phép tưởng đơn giản, nhưng đây lại là một trong những nguồn khiếu nại phổ biến nhất sau khi nhân viên nghỉ việc — thường vì doanh nghiệp tính sai hoặc quên thanh toán phép chưa nghỉ. Dưới đây là các sai sót thường gặp và cách tránh.
1. Bỏ sót phép của nhân viên mới chưa đủ 12 tháng
Sai lầm phổ biến nhất: nhiều doanh nghiệp chỉ tính phép năm cho nhân viên đã làm đủ 12 tháng, bỏ qua nhân viên mới. Trên thực tế, theo quy định, người lao động làm việc chưa đủ năm vẫn được tính phép theo tỷ lệ thời gian đã làm việc — không phải chờ đủ 12 tháng mới bắt đầu tính.
2. Quên thanh toán phép chưa nghỉ khi nhân viên nghỉ việc
Đây là vi phạm phổ biến nhất và gây thiệt hại tài chính trực tiếp cho người lao động: khi nhân viên thôi việc mà còn ngày phép chưa nghỉ, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán bằng tiền cho số ngày đó. Nhiều doanh nghiệp bỏ sót bước này trong quy trình chốt lương cuối cùng.
3. Tính sai số ngày phép cơ bản và phép thâm niên
Số ngày phép năm cơ bản khác nhau theo tính chất công việc: 12 ngày/năm với điều kiện bình thường, 14 ngày/năm với lao động chưa thành niên, người khuyết tật hoặc công việc nặng nhọc độc hại, 16 ngày/năm với công việc đặc biệt nặng nhọc độc hại. Ngoài ra, cứ đủ 5 năm làm việc, người lao động được cộng thêm 1 ngày phép — nhiều doanh nghiệp quên cập nhật mốc thâm niên này khi tính phép hàng năm.
4. Nhầm lẫn giữa các loại nghỉ khác nhau
Nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng có hưởng lương, nghỉ không lương là các chế độ khác nhau với quy định khấu trừ và tính lương khác nhau. Nhầm lẫn giữa các loại nghỉ này khi ghi nhận trên bảng chấm công dẫn tới tính sai lương và số phép còn lại.
5. Vì sao quản lý phép bằng Excel/giấy tờ dễ sai?
Khi quy trình xin nghỉ phép vẫn vận hành qua giấy tờ, Excel hoặc tin nhắn, nhiều bộ phận cùng cập nhật dữ liệu độc lập rất dễ dẫn tới sai lệch hoặc trùng lặp thông tin — nhân viên xin nghỉ nhưng không được cập nhật kịp vào bảng tổng, hoặc phép đã dùng nhưng chưa trừ đúng. Hệ thống quản lý phép tập trung, đồng bộ với chấm công giúp giảm hẳn tình trạng này.
Nếu doanh nghiệp bạn cần giải pháp quản lý nghỉ phép đồng bộ với chấm công và tính lương, tham khảo thêm tại Giải Pháp Tinh Hoa.