Rất nhiều mẫu bảng lương Excel lan truyền trên mạng vẫn dùng công thức tính lương cũ — mức giảm trừ gia cảnh cũ, bậc thuế cũ. Nếu doanh nghiệp áp dụng nhầm, kết quả không chỉ sai lương mà còn có thể bị truy thu thuế. Dưới đây là công thức tính lương đúng theo quy định hiện hành.
1. Công thức tổng quát: Lương Net = Lương Gross − Bảo hiểm − Thuế TNCN
Công thức tính lương Net (thực nhận) từ lương Gross (lương thỏa thuận trước khấu trừ) gồm 3 bước: trừ bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng, trừ các khoản giảm trừ gia cảnh để ra thu nhập chịu thuế, rồi tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu lũy tiến.
2. Bước 1: Tính bảo hiểm bắt buộc
Tổng mức đóng bảo hiểm bắt buộc của người lao động = Lương Gross × 10,5% (BHXH 8% + BHYT 1,5% + BHTN 1%). Lưu ý: tiền lương làm căn cứ đóng BHXH có mức trần — năm 2026 mức tối đa làm căn cứ đóng BHXH là 46.800.000 đồng/tháng, phần lương vượt mức này không phải đóng thêm bảo hiểm.
3. Bước 2: Tính thu nhập chịu thuế
Thu nhập chịu thuế = Lương Gross − Bảo hiểm bắt buộc − Giảm trừ bản thân − Giảm trừ người phụ thuộc (nếu có). Đây là bước nhiều bảng tính cũ sai nhiều nhất vì mức giảm trừ thay đổi theo từng giai đoạn — cần luôn kiểm tra lại mức giảm trừ hiện hành trước khi áp dụng, không copy nguyên công thức từ file cũ.
4. Bước 3: Tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến
Thuế TNCN phải nộp được tính theo biểu lũy tiến từng phần, với thuế suất tăng dần theo từng bậc thu nhập (từ 5% đến 35%). Đây là phần dễ nhầm nhất khi tính thủ công bằng Excel: phải tính riêng từng phần thu nhập nằm trong mỗi bậc thuế rồi cộng lại, không áp một mức thuế suất duy nhất cho toàn bộ thu nhập chịu thuế.
5. Vì sao nên dùng phần mềm thay vì tính tay?
Công thức tính lương không khó về mặt lý thuyết, nhưng dễ sai khi áp dụng thủ công trên quy mô nhiều nhân viên — đặc biệt khi có người phụ thuộc khác nhau, mức lương khác nhau, hoặc quy định thay đổi giữa năm. Phần mềm tính lương giúp cập nhật công thức một lần, áp dụng đồng loạt và giảm rủi ro sai sót lặp lại mỗi tháng.
Nếu doanh nghiệp bạn cần giải pháp tính lương tự động, cập nhật đúng quy định thuế và bảo hiểm hiện hành cho môi trường sản xuất, tham khảo thêm tại Giải Pháp Tinh Hoa.